Enviando documentos: diplomas, transcripts, traduções juramentadas e o tal do coversheet form
13/05/2014 por
O MINISTÉRIO DO BOM SENSO ADVERTE: as dicas a seguir foram escritas com base no processo de doutorado pleno pelo Ciência sem Fronteiras, para os Estados Unidos da América, por intermédio da LASPAU. Porém todas elas podem servir para outros candidatos a outros processos e, naturalmente, com outros destinos.
Um post de Livia Palmerston e Nanda Cruz Rios
Seja você candidato a uma pós-graduação pelo Ciência sem Fronteiras ou não, certamente chegará o momento de enviar seus documentos para os órgãos competentes. No caso de quem vai para os EUA pelo CsF, por exemplo, este órgão é a LASPAU. Caso você vá para a Austrália, o Latino Australia Education; no caso da Holanda, o órgão parceiro é o NUFFIC, e assim por diante. Cada processo tem suas regras e prazos específicos, mas via de regra todos nós teremos que enviar nossos documentos – seja para os órgãos, seja para as universidades (no caso de uma candidatura independente).
Dentre os documentos obrigatórios solicitados para envio normalmente estão o diploma de graduação e mestrado, o histórico escolar de todas a disciplinas cursadas em cada graduação e suas respectivas traduções juramentadas. E por favor, não me vá enviar seus diplomas e históricos originais. São solicitadas cópias certificadas desses documentos. Então, vamos por partes.
Diploma
Caso você ainda não tenha concluído a graduação ou o mestrado, você pode solicitar na universidade, provavelmente na coordenação do curso, um termo que declara que você está cursando as disciplinas e irá concluir o curso no período X, sendo que este período, obviamente, deve ser prévio ao início do mestrado/doutorado. Se já estiver formado e possuir os diplomas originais, daí você deve utilizá-los. Fique atento ao número de cópias exigidas para cada documento. Se, por exemplo, o órgão parceiro ou a universidade solicita duas cópias de cada documento, cuide para que você envie ambas as cópias certificadas*.
De novo: nada de enviar os seus diplomas originais, jovem. E se já tiver feito isso não conte a ninguém, a não ser que queira virar motivo de piada entre alguns coleguinhas menos solidários, que acompanharão seu desespero comendo pipoca (eu faria isso, não vou mentir).
Histórico escolares ou transcripts (é a mesma coisa, só para constar)
No caso da não conclusão do curso na época do envio, deve ser feito praticamente o mesmo procedimento dos diplomas. Você solicita o histórico incompleto e novamente faz as cópias e certifica uma por uma¹ (já vamos falar sobre isso). Se já concluiu o curso, deve ter o histórico em mãos (se não tiver, peça na universidade), então é só seguir as mesmas orientações.
Mas o que é esta certificação, afinal?
* É um processo bastante simples para quem tem fácil acesso à Universidade que emitiu o diploma. Por que isso? Porque basta se dirigir à secretaria ou coordenação da Universidade com os documentos (diploma e histórico – originais e cópias) em mãos e solicitar ao funcionário responsável que carimbe e assine atestando a “conferência com o original”. Normalmente isso pode ser feito em poucos minutos, dependendo da boa vontade dos envolvidos.
Poxa vida, minha Universidade fica em outro estado. Posso enviar uma cópia autenticada em cartório desses documentos?
Bem… não. Infelizmente, não pode. A autenticação no cartório não vale para universidades. Parece estranho, mas uma assinatura de um funcionário da universidade atestando que a cópia confere com o original conta mais que autenticação em cartório. Na verdade, só ela é válida (sabe-se lá por que razão, mas não estamos aqui para contestar o sistema). Então, se você mora em uma cidade ou estado diferente de onde se formou, temos uma má notícia: você terá que viajar para certificar suas cópias. Ou pedir a alguém, ligar, chorar, dar um jeito: o fato é que a Universidade tem que carimbar o diabo das cópias, e ela tem que fazer isto olhando para os documentos originais.
Traduções juramentadas
Uma tradução juramentada é uma tradução pública, feita pelo chamado tradutor juramentado. Ele é um intérprete comercial habilitado em um ou mais idiomas estrangeiros e português, nomeado e matriculado na junta comercial do seu estado**. Somente a tradução juramentada é reconhecida oficialmente pelas universidades nos EUA – e provavelmente nos outros países também, cheque direito os documentos necessários junto às universidades e/ou órgãos parceiros que estão intermediando sua candidatura.
** A junta comercial do seu estado vai lhe fornecer os nomes, endereços e telefones dos tradutores juramentados disponíveis. Dê um Google em “junta comercial nome-do-estado” e procure a aba/link “tradutores”. O preço é tabelado.
A tradução juramentada é necessária e já adianto que vai doer no bolso. Além de ser onerosa, em alguns casos de órgãos parceiros como a LASPAU, a tradução original deve ser enviada por correio. Logo, se você estiver se candidatando de modo independente para outros países e outras universidades, terá que enviar mais de um documento original de tradução, o que significa gastar o dobro, o triplo, o quádruplo… etc, dependendo de para quantos lugares terá que enviar. Você já deve ter percebido que a vantagem de um órgão parceiro intermediar sua candidatura é que, dependendo das regras do jogo, você só precisa enviar uma tradução original e eles se encarregarão de realizar as cópias certificadas por eles próprios e distribuir entre as X universidades para as quais você está se candidatando.
Ah, mas eu não posso pedir pra um amigo traduzir e levar na universidade pra eles conferirem e certificarem?
Não.
Posso pedir para o tradutor da Universidade traduzir e certificar?
Não.
Ah, dane-se! Eu mesmo vou traduzir e vou dar um jeito de certificarem! Posso fazer isso, não posso?
Não, você não pode. Nem você, nem seu amigo, nem seu professor de inglês, nem o tradutor da sua Universidade, nem mesmo o papa pode. A não ser que a própria universidade emita o documento oficial já em inglês, nenhuma certificação é válida.
NO ENTANTO, SABE QUEM PODE? A EDUCATION USA!
Gente, ó, dica de mestre, viu. O EducationUSA faz o serviço de traduções por e-mail! Isso é especialmente útil para aqueles que moram em cidades onde não tem tradutores juramentados disponíveis (sim, corre este risco). Se você mora em Jericoatinga do Caboaté, por exemplo, não terá que ir até a capital do seu estado (que neste caso, é fictício, hahaha) numa verdadeira saga em busca do tradutor perdido. Cliquem neste link e vejam como funciona!
Outros documentos e certificados
Se você possuir alguma outra especialização que irá contribuir no seu processo seletivo, os documentos referentes a esse curso também poderão ser enviados seguindo as mesmas instruções quanto às cópias, certificações e traduções juramentadas. Vale ressaltar que só será válido curso ou especialização que tiver lhe conferido um diploma, de preferência com notas. Mini-cursos, escolas, workshops, etc, que geralmente fornecem um certificado de participação, não são relevantes neste caso. No entanto, eles podem constar no seu currículo.
Opções de envio dos documentos
Finalmente, para o envio, você terá algumas opções, que irão variar no preço e na disponibilidade do serviço prestado na sua região. Gente, vejam bem, percebam que estamos falando do envio dos documentos físicos. Esqueçam envio digital neste caso (claro que você vai mandar por meio digital ou físico aquilo que lhe for instruído; neste tópico, porém, vamos tratar do envio físico, que é o que gera dúvidas).
É sugerido pela LASPAU, por exemplo, que o envio seja realizado por FedEx, UPS ou EMS, por se tratar de companhias confiáveis e disponibilizar o rastreamento da mercadoria. A FedEx tem até um sistema de agendamento, onde eles passam na sua casa para retirada da mercadoria, caso não haja um posto em sua cidade. Sedex Mundi e DHL, entretanto, também podem ser utilizados para o envio com resultados confiáveis, a escolha é sua.
Só faça este envio com antecedência para garantir que a documentação vai chegar em tempo hábil nos EUA. Uma dica para economizar é juntar dois ou mais candidatos, marcarem uma data quando todos estiverem com a documentação completa em mãos e colocarem seus envelopes juntos na caixa de envio. Fica mais em conta e vocês podem ainda marcar um happy hour depois!
… e o que é o coversheet form?
Ahh, o famoso coversheet form é na verdade uma piada interna dos candidatos ao doutorado para os EUA pelo Ciência sem Fronteiras / LASPAU. O que aconteceu foi que a LASPAU inventou de colocar entre os documentos solicitados um tal de “coversheet form”. Pronto, instaurou-se o pânico generalizado. Que diabos era isso?? Por meses, esta pergunta aparecia nas redes sociais, até muito tempo depois de já ter sido respondida pelo menos 397 vezes. Bom, coversheet form nada mais é que um check list que você anexa como capa de toda documentação que é enviada pelo correio para o escritório da LASPAU. Esse check list é fornecido pela própria instituição e você o imprime e marca ali os documentos que estão no envelope. Ou seja: era APENAS uma folha de papel com uma lista de documentos e quadradinhos para pintar de acordo com o que você estivesse enviando. Com certeza, todo processo tem um coversheet form da vida, que vai virar piada passado o desespero…