Doutorado no exterior: gerenciando o seu tempo

04/09/2014 por Fernanda Cruz Rios-Ford, Ph.D.

Hello, Abroader! Quanto tempo, hein? Pois é, a vida por aqui não está fácil, e é exatamente sobre isto o post de hoje!

Vou logo avisando que este é especial para os Abroaders que já estão no exterior, tentando sobreviver e fazer um doutorado ao mesmo tempo (serve para mestrado também, guardadas as devidas proporções, ok?). Será um post bem longo, vou avisando, mas pode valer a pena.

Então, como foi o seu dia hoje? Melhor, como tem sido sua rotina? Está dando conta de tudo ou acha que seu dia precisaria de pelo menos 72h? Vamos fazer uma pesquisa rápida e ver o que você responderia, sinceramente:

• [] estou dando conta de tudo! As leituras e tarefas estão em dia, participo de todas as reuniões do grupo de pesquisa, cuido da burocracia, minha casa só vive impecável, estou malhando e cuidando da saúde e ainda sobra tempo para cozinhar e ler algo que eu goste todos os dias – e tenho uma vida social saudável;
• [] meus estudos estão em dia, mas para isso abri mão da academia e o microondas virou meu melhor amigo! Saio quando dá, e quando sobra tempo no fim de semana passo um aspirador na casa;
• [] cuido da casa e faço minha comida, mas meus estudos estão sempre atrasados em pelo menos uma matéria, e nem sei mais o que é malhar, muito menos vida social;
• [] estudos em dia e academia também, e saio todos os fins de semana para tomar umas cervejas, mas minha casa está uma zona e estou vivendo de miojo;
• [] já pedi meu Viratempo pelo Amazon e estou só esperando ele chegar…

Se você considera humanamente impossível marcar a primeira opção com sinceridade, desafio você a mudar alguns hábitos e repetir a pesquisa daqui a algumas semanas. Sim, estou dizendo que é possível dar conta de tudo. E sim, eu marcaria a primeira opção. Se eu consigo, vocês também conseguem!

Hoje, por exemplo, vou contar como foi meu dia: acordei, enrolei um pouco na cama (lógico), levantei, limpei o quarto, lavei roupa, estudei, fiz meu almoço (fiz, não esquentei), comi, lavei os pratos, tomei banho, saí de casa, estudei mais no escritório, fui à reunião semanal do grupo de pesquisa, estudei mais um pouco e fui para a aula de ritmos latinos, depois fui tomar um sorvete com uma amiga, voltei para casa, tomei banho, tomei café, estou aqui escrevendo este post para vocês e depois vou dormir. E se você acha que seu programa só pode estar muito mais puxado que o meu: eu tinha 562 páginas para ler, um teste online para fazer e um homework até sexta, outro homework para amanhã, estudar para um quizz também amanhã, mais 237 páginas para ler para segunda, além de pesquisar uma solução para aproveitamento de água da chuva no deserto “pra ontem” e pensar em alguma coisa para começar a minha pesquisa e apresentar daqui a três semanas. Claro, isto tudo (com exceção das últimas duas coisas) são para esta semana, e próxima semana tem mais. E amanhã ainda farei uma entrevista de emprego no campus, sugerida pelo meu orientador, e se eu passar tô lascada terei que arranjar 5-7h por semana para dedicar a isto.

Ou seja, não está fácil, não é fácil, mas estou dando conta de tudo mesmo assim… e por quê? Sou especial? Não. Também tenho muitas inseguranças, dúvidas, momentos de ansiedade, saudades, tristeza, tudo isso que vocês têm.

Mentira: na verdade, é que eu sempre tive muita facilidade de planejar e gerenciar o meu tempo. Por isso, resolvi escrever algumas dicas que podem ser úteis. São meio óbvias, mas às vezes esquecemos o óbvio, não é mesmo?

Vale ressaltar que eu vou dar dicas empíricas que funcionam para mim. Não pesquisei nenhuma metodologia de gerenciamento de tempo (uma vez, andei dando uma olhada no método GTD – Getting Things Done – , sobre o qual você pode encontrar algumas publicações neste blog, mas confesso que não levei adiante). Algumas dicas muito interessantes de sobrevivência durante os grad studies você pode encontrar também neste livro. Mas, novamente, as dicas que darei são minhas e mesmo que eu as use como verdade ou fale no imperativo, elas podem funcionar ou não para você. A ideia é ver com o que você se identifica e colocar em prática.

Vou dividir as dicas em:

• Dicas gerais
• Cuidando da casa
• A hora do almoço
• Organizando os estudos
• Atividades físicas em dia
• Seu momento de higiene mental
• Vida social

Pronto? Vamos ao que interessa.

Dicas gerais

To-do lists, calendários e agendas são itens indispensáveis. Acostume-se a usá-los. Mas cuidado para não exagerar ou você vai acabar se confundindo.

Não anote tudo o que você tem que fazer em vários locais separados: arranje um espaço para isto e carregue sempre consigo (pode ser um bloco/caderno). Use este instrumento para anotar apenas as tarefas que tem que completar. Depois, separe um tempo para organizar estas tarefas, distribuí-las em dias e planejar a semana que está por vir. Só precisa fazer isto uma ou duas vezes por semana, e ir ajustando sempre caso as coisas não saiam conforme o esperado.

Use um calendário mensal. No computador é bom, mas melhor mesmo são aqueles tipo quadro que você coloca na parede. Eu comprei um assim, nos EUA é bastante comum encontrar nas lojas de artigos para casa e escritório. O meu já veio com as divisões dos dias da semana e um espaço lateral para uma to-do list. É bom porque as informações ficam bem visíveis – coloque num lugar que você sempre veja, como próximo do seu computador ou no seu home-office, se tiver um.

Aprenda a usar sua agenda. Depois de separar as tarefas na sua semana e organizar datas importantes no mês, anote em cada dia da agenda o que você tem que fazer. Novamente, você pode fazer isso uma vez na semana e ajustar quando necessário. Você não vai perder tempo fazendo isso; pelo contrário, vai economizar um tempo enorme.

Cuidando da casa

Procure não acumular todas as suas tarefas domésticas em um só dia (normalmente, o povo adora separar um dia no fim de semana a cada quinzena para fazer A faxina, né). Você vai se desgastar, e acontece que fins de semana são muito bons para estudar e relaxar um pouco. Ao invés disso, experimente fazer um pouco todos os dias. Eu juro que não vai tomar mais do que uma hora sua, de segunda a quinta (deixando sexta como coringa e livrando os fins de semana)! E olhe que moro sozinha, tenho a casa toda para limpar sem ajuda! Vou dar o exemplo de como eu faço, e você poderá ver também na figura que vou postar mais abaixo com o meu calendário semanal.

• Segunda-feira: passo o aspirador na casa toda;
• Terça-feira: lavo o banheiro OU limpo a sala (alternadamente entre as semanas: cada um de 15 em 15 dias)
• Quarta-feira: limpo o quarto OU lavo a cozinha e lavo roupas (eu lavo roupas toda semana, mas tem quem prefira fazer quinzenalmente)
• Quinta-feira: faço mercado (ainda estou testando qual a melhor frequência para mim, mas separei a quinta para isso de qualquer forma)
• Sexta-feira: coringa, ou seja, um dia de folga para algo que por alguma razão não pôde ser feito durante a semana.

Você deve montar o seu cronograma de acordo com sua conveniência (veja o que lhe toma mais tempo e o que lhe toma menos tempo, quais os dias que você tem mais/menos compromissos fixos e vá encaixando). O importante é não sobrecarregar um dia só, pois a tendência é que você acabe acumulando tudo neste dia, e enquanto ele não chega, viva num ambiente que lhe é pouco aprazível, bagunçado e pouco limpo. Outra coisa: se sujou, limpe. Se usar, guarde. Não acumule. Esta é uma maneira de deixar a casa sempre arrumada, e isso é especialmente importante se você estuda em casa. Mesmo se não estuda, veja bem, você está longe de sua família, de sua casa no Brasil, etc, é muito importante se sentir em casa, se sentir acolhido em um lugar prazeroso, limpo e organizado. E isso também lhe dará uma sensação de eficiência e autoconfiança: é muito bom admirar o que você é capaz de fazer!

A hora do almoço

Se você almoça em casa, ou se faz sua comida para levar para o trabalho, é importante incorporar o momento de cozinhar na sua rotina. Viver de microondas tem limites! Vai chegar uma hora em que você estará sacrificando sua saúde por causa de uma praticidade que pode custar caro.

Eu tenho feito minha comida todos os dias. Além de ser mais econômico, é mais saudável e muito mais prazeroso. Se você não suporta cozinhar, tudo bem, vai ter que procurar outra saída. Mas para aqueles que gostam, ou mesmo os que gostariam de aprender, vou dar uma dica: eu não sabia cozinhar também, e estou aprendendo graças a um blog muito bom chamado Segredos de Tia Emília, que tem vídeos acompanhando cada receita, e uma seleção de maravilhosa de pratos do mais básico ao mais sofisticado. Fato é que não me custa mais de uma hora e meia por dia entre cozinhar, comer e lavar os pratos, e já incorporei isso ao meu calendário e à minha rotina.

Dica de ouro (ou rule of thumb, como falam aqui): planeje o que você vai comer durante umas duas semanas. Eu fiz um cardápio para duas semanas baseado nas minhas compras de mercado e no tempo de preparo de cada refeição (as mais demoradas, deixei para o fim de semana, por exemplo). Tem gente que prefere cozinhar tudo no domingo e esquentar durante a semana, mas eu testei e preferi como estou fazendo agora. A comida fica mais saborosa e cozinhar se torna mais prazeroso – para MIM – quando eu não acumulo tudo num dia só. Às vezes fico ansiosa pelo momento de preparar meu almoço! Hehehe. Seja como for, planejar o cardápio é importante para não perder tempo nem no mercado nem antes de cozinhar. Já deu pra ver que planejamento é a chave de tudo, né?

Organizando os estudos

Antes de qualquer coisa, certifique-se de que você tem um canto organizado para estudar. Se mora sozinho ou seus roommates são tranquilos, pode ser uma boa ideia ter um home-office (eu tenho). Se trabalha muito tempo em laboratório, talvez não precise. Se sua casa for um local onde é difícil se concentrar por qualquer razão externa, use o seu escritório da faculdade ou alguma biblioteca onde se sinta confortável, mas acima de tudo, tenha um bom lugar para estudar!

Eis como faço:

1. Primeiro, eu vejo quanto tempo tenho disponível para estudar, por dia da semana. Ex.: 6h na segunda, 8h na terça, 5h na quarta etc.
2. Depois, eu localizo os deadlines de cada tarefa: seja uma leitura, um homework, o que for.
3. Organizo por prioridade de acordo com os prazos de entrega e depois vejo quanto tempo vou gastar fazendo cada tarefa. Isto é muito importante. Por exemplo: se vou ler 200 páginas para dia X, vejo qual o tempo médio que gasto lendo uma página (se você é como eu e faz resumo, leve isso em consideração) e multiplico pelas 200. Dou uma margem de segurança e distribuo isso nos meus horários semanais. Digamos que eu gaste 4 minutos por página, então precisarei de 800 minutos, o que dá um total de aproximadamente 13h. Eu sei que tem muitas páginas de gráficos e tabelas e que o tempo que gastarei é menor, mas não os desconto, e também não desconto índice, capa, referências etc, o que já posso considerar minha margem de segurança. Ainda assim, aproximo para 14 ou 15h e divido este tempo no tempo de estudo que tenho por dia. Parece muito, mas se você dividir seus dias em horas, verá que na verdade tem muito tempo para estudar por dia. Este é o nosso trabalho aqui, afinal!

Duas dicas: uma contra o Facebook e Whatsapp e uma contra a procrastinação. Primeira coisa, deixe o celular longe de onde você está estudando. Se não conseguir (eu não consigo), coloque no silencioso e olhe apenas de vez em quando, em pequenas pausas de quarenta em quarenta minutos, por exemplo. Contra o Facebook, resolvi meu problema recentemente. Claro que se você for menos viciado ou mais disciplinado que eu, pode apenas desligar a wi-fi se sua tarefa permitir ou simplesmente fechar a janela para não cair em tentação. Como eu sempre abro a maldita aba novamente, tive que tomar outra providência: comprei um Kindle. Eu coloco meus pdfs no Kindle, sento numa poltrona (minha melhor compra ever) longe do computador só com o Kindle e um caderno na mão. Não cansa minha vista, não tem Facebook e minha produtividade aumentou 100%.

Contra a procrastinação: é útil você, ao final do dia, separar 5 minutos para listar como aproveitou as horas do seu dia. Anote o que fez em cada hora e veja seu progresso. Esta dica eu tirei daquele livro que linkei lá em cima. Eu não faço isso porque não sou procrastinadora, apesar de ser facilmente distraída por influências externas, mas se você tem esta tendência, seja sincero consigo mesmo e faça isso. É melhor que se culpar, se desesperar, etc, ou seja, fazer o que não resultará em nada. Você pode buscar ferramentas para melhorar isto, então melhore.

Atividades físicas em dia

Todo mundo conhece aquele velho clichê “corpo são, mente sã”. Manter o corpo saudável é essencial para a sobrevivência por aqui, especialmente em condições adversas. Ajuda você a manter a rotina, aumenta a concentração, diminui os níveis de estresse, equilibra os hormônios (especialmente para nós, mulheres), principalmente se você estiver meio que num regime celibatário forçado (tamo junto), dentre muitos outros benefícios. Inclusive, tem um livro muito bom sobre isso.

Por todas estas razões, eu trato atividade física como saúde e prioridade. Pode ser complicado continuar sendo rato de academia aqui, e provavelmente você não vai poder gastar o mesmo tempo que gastava no Brasil se gostava muito de malhar, ainda mais se você for homem e gostar de cultivar os músculos, hehe. Mas para quem encara a malhação como saúde, menos horas de dedicação diárias são necessárias e acho que dá para encaixar na rotina perfeitamente.

O que eu fiz: aqui a academia da universidade é top de linha e “de graça”, mas não tem instrutores. Bem, por opção pessoal, resolvi me matricular nas aulas que eles oferecem. Escolhi cerca de uma aula por dia para fazer e distribuí na minha agenda semanal (veja na figura no final do post), normalmente de manhã cedo, o que também é uma estratégia para me ajudar a acordar e para regular minha rotina. Acordar e almoçar sempre na mesma hora é bom para acostumar o corpo e criar hábitos que nos ajudam a manter o tempo e tarefas sob controle. Se você gosta de correr, corra. Eu não faço isso (ainda) porque aqui no Arizona é um inferno de quente esta época do ano, e se eu correr 5 minutos, terei que voltar para casa de ambulância. Enfim, faça algo de que gosta e separe um tempo na sua rotina como prioridade. Pode não ser todos os dias, veja o que melhor combina com seus objetivos e possibilidades, mas não deixe de fazer alguma coisa!

Seu momento de higiene mental

Se eu disser que tenho este momento todos os dias, estarei mentindo. Mas eu estou tentando e quero chegar lá. Por enquanto, tenho conseguido mantê-lo na maioria dos meus dias. O que é isso? Um momento só seu, que pode ser de uma hora, mais ou menos (funciona pra mim) em que você faça algo que você goste que não esteja relacionado necessariamente com seu trabalho/pesquisa aí. Isso ajuda muito a você limpar a mente, renovar as energias e dormir melhor. Pode ser assistir a uma série de que você goste, falar com um amigo no Skype (não vou falar de whatsapp porque, sejamos sinceros, nós acabamos usando esta droga o dia inteiro, haha) ou simplesmente ficar zapeando canais em frente à TV. Eu não tenho TV e nem me faz falta, diga-se de passagem, mas eu costumo dedicar os minutos finais do meu dia a dançar alguma música loucamente na minha sala ler um livro, tomando um café em minha poltrona (Jesus, tô velha). Isso me faz muito bem! Por sinal, estou lendo um livro simplesmente fantástico, para quem se interessar. Até Game of Thrones retornar em abril, claro. Aí terei que dar um jeito de comprar uma TV… hehehe.

Mas, enfim, isso me ajuda a dormir, e cuidar do seu sono é fundamental nesta história toda. Se você sai do computador onde estava lendo 300 papers e vai imediatamente deitar, é provável que fique ainda ligado ao seu trabalho e não consiga dormir tão cedo – ou pior, sonhe com os malditos papers!

Vida social

Tá, primeira coisa, acabou a farra. Isso você já sacou, né? Mas também não precisa se isolar ou se privar de vida social, que isso só trará más consequências a médio e longo prazo. Não vai dar pra liberar todos os finais de semana em tempo integral, garantir a cerveja-nossa-de-toda-sexta, perder muitas noites nos finais de semana e muito menos viajar pelos quatro cantos sempre que rolar um feriado. Mas você pode sim fazer tudo isso, ainda que em menor intensidade. Ainda que tenha que juntar dinheiro e programar um adiantamento nos estudos com antecedência para viajar num determinado feriado ou fim de semana do mês, ou que só saia com os amigos nas noites de sábado e nas tardes de domingo, mas não abra mão da sua vida social! Ela é tão importante quanto todo o resto, ainda que seu orientador às vezes lhe faça acreditar no contrário (felizmente, o meu é do babado e gosta de uma farra de vez em quando, haha). Em semanas especialmente estressantes, se permita um pequeno break de umas duas horas e vá tomar um sorvete e colocar o papo em dia, por exemplo (vixe, falei igual a revista para adolescentes, agora). Algumas pequenas pausas na rotina são tão essenciais quanto a própria rotina, ao meu ver! O importante é planejar, e guardar algumas cartas na manga – ou seja, algumas folgas no cronograma para permitir estas pequenas escapadas ou outros imprevistos.

Meu cronograma

Então, como eu disse, aí vai o cronograma semanal que estou seguindo aqui, e que tem dado certo! Claro que já fiz muitos ajustes e continuarei fazendo sempre que achar necessário. A ideia é continuar melhorando sempre!

Usei vermelho para as aulas da academia, amarelo para as aulas da universidade, verde para o tempo livre de estudo, lilás para as tarefas de casa e o azul para a hora do almoço (tentei manter igual todos os dias). Não incluí os finais de semana porque prefiro deixá-los livres para preparar de acordo com a demanda de cada semana - e do que surgir em termos de lazer!

É isso, gente. Para quem teve paciência de chegar até aqui, espero ter ajudado em alguma coisa. E aí, deu uma luz no assunto? Me dê seu feedback para eu saber se ajudei ou no que posso melhorar!

No mais, boa sorte a todos, KEEP CALM, sem desespero, que você CONSEGUE dar conta de tudo. Não se cobre demais, seja tolerante consigo mesmo, é tudo um aprendizado contínuo. Qualquer coisa, grita… e até a próxima!